Costing Style ERP-LIFE

แนวทางการคิด Job Order Costing (Actual Cost) แบบอ้อม ในระบบ ERP
ก่อนอื่นเลยนั้นต้องขอกล่าวถึงภาพรวมแบบสั้นๆของระบบ อีอาร์พี (ERP) ก่อนที่จะนำเข้าสู่เนื้อหาในส่วนของการคิดต้นทุนแบบอ้อมโดยส่วนใหญ่ จุดประสงค์หลักๆที่ผู้ประกอบการที่ได้นำเอาโปรแกรม หรือระบบ อีอาร์พี (ERP) เข้ามาใช้นั้นจะประกอบไปด้วย 5จุดประสงค์หลักๆด้วยกันคือ

• ต้องการความรวดเร็ว และแม่นยำ
  
• ต้องการลดต้นทุนการดำเนินงานทั้งระบบ โดยเฉพาะขบวนการผลิต
  
• ต้องการรายงานสรุปผลต่างๆ ที่มาจากแหล่งข้อมูลเดียวกันทั้งระบบ
  
• ต้องการให้ทุกหน่วยงานทำงานร่วมกัน และเห็นความสำคัญซึ่งกันและกันของแต่ละหน่วยงาน
  
• ต้องการการแข่งขันและเป็นผู้นำในประเภทอุตสาหกรรมเดียวกัน
  
  

การที่เราจะทำได้ ตามจุดประสงค์ข้างต้นนั้น ส่วนที่ขาดไม่ได้เลยก็คือข้อมูลในเรื่องของต้นทุนไม่ว่าจะเป็น Standard Cost หรือ Actual Cost เพราะต้นทุนนั้นจะเป็นตัวชี้วัดความสำเร็จในการบริหารจัดการขององค์กรของเรา เอง หรือรวมแม้กระทั้งการชี้วัดว่าการลงทุนในระบบ อีอาร์พี (ERP) นั้นว่าคุ้มค่ากับการลงทุนไปหรือไม่

ในการคิด Actual Cost นั้นมีวิธีการคิดหลากหลายมากมาย แล้วแต่ลักษณะขบวนการการผลิตของแต่ละอุตสาหกรรม ว่ามีลักษณะเป็นอย่างไร มีการคิดต้นทุนวัตถุดิบแบบไหนเช่น MAUC, FIFO หรือ LIFO เป็นต้น คือสต็อกของเรานั้นมีการจัดเก็บสินค้าหรือวัตถุดิบในระบบใดนั้นเอง ดังนั้นเมื่อเรานำระบบ อีอาร์พี (ERP) เข้ามาใช้ในองค์กรของเรานั้น ปัญหาหรือสาเหตุหลักๆ ของการที่ไม่สามารถคิด Actual Cost ได้นั้นมีอยู่ด้วยกัน 3 สาเหตุหลักๆ คือ

• ระบบหรือขบวนการจัดการในองค์กรไม่เอื้ออำนวยต่อการคิดต้นทุนในองค์กรไม่สามารถปรับเปลี่ยนระบบหรือขบวนการทำงานให้สอดคล้องกับการคิดต้นทุนของระบบ ERP ได้
  
• ระบบ ERP ที่เรานำเข้ามาใช้นั้นไม่ยืดหยุ่นพอกับระบบการทำงานขององค์กรเรา ดังนั้นจึงมีวิธีการคิด Actual Cost แบบอ้อมขึ้นมาเพื่อรองรับกับปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้จากสาเหตุข้างต้น โดยเราจะมาทำความรู้จักกับ Actual Cost แบบคร่าวๆกันก่อน ก่อนที่จะมาดูวิธีการคิดหรือการคำนวณ Actual Cost นั้นประกอบไปด้วย Component หลักๆ 3 Component ด้วยกันคือ
  
  

1. Operation Costing คือ ต้นทุนในขบวนการการผลิตทั้งหมดโดยประกอบไปด้วย

• Labor Cost คือต้นทุนค่าแรงพนักงาน
  
• Machine Cost คือต้นทุนการใช้งานของเครื่องจักร
  
• Overhead Cost คือต้นทุนหรือค่าใช้จ่ายต่างๆ เช่นค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าเสื่อม
  
• Material Costing คือ ต้นทุนการใช้วัตถุดิบ ซึ่งในอุตสาหกรรมประเภทพลาสติก ไม่ว่าจะเป็นงานฉีดพลาสติก (Injection) หรืองานเป่าขวดหรือถุงพลาสติก (Blow) ส่วนใหญ่ต่างก็ประสบปัญหาเช่น เดียวกันคือไม่สามารถระบุได้ว่าใช้เม็ดพลาสติกไปปริมาณเท่าไรในการผลิตของ แต่ละเครื่องจักร โดยที่แต่ละใบสั่งผลิต จะรู้เพียงแต่ยอดรวมที่ได้เบิกจากคลังสินค้ามาไว้ในส่วนของโรงงานผลิต (WIP Warehouse) ซึ้งก็เท่ากับว่าไม่สามารถคำนวณต้นทุนการใช้เม็ดพลาสติกได้
  
  

2. Surcharge Costing คือ ต้นทุนแฝง หรือต้นทุนการผลิตที่เราต้องการจะบวกเข้าไปโดยตรงในแต่ละรายการจากโครงสร้าง Actual Costing ข้างต้นที่ได้กล่าวมาแล้วนั้นถ้าไม่สามารถทำการคำนวณต้นทุนการผลิตหรือ Actual Costing ได้นั้นไม่ว่าจะเนื่องมาจากสาเหตุใดก็ตาม ทาง Quick ERP สามารถแก้ปัญหาดังกล่าวได้ตามข้อมูลที่จะกล่าวดังต่อไปนี้ โดยปกติเมื่อทางองค์กรได้ทำการ Implement ระบบ ERP นั้น สิ่งที่ต้องได้รับจากระบบแน่ๆ ก็คือ Standard Costing ซึ่งข้อมูลที่จะใช่ในการคำนวณหรือคิดนั้นก็จะมาจากโครงสร้างการผลิตพื้นฐาน หรือที่เรียกว่า BOM & ROUTING ซึ่งถือว่าเป็นข้อมูลที่สำคัญมากที่สุดข้อมูลหนึ่งในระบบ ERP หรือถ้ามองในแง่ของบริษัทที่เข้ามา Implement ระบบ ERP นั้นจะล้มเหลวหรือสำเร็จนั้นก็สามารถใช้ข้อมูลนี้ เป็นตัววัดได้เลยทีเดียว และข้อมูลที่นำมาคำนวณ Standard Costing นั้นเองที่เราจะนำมาใช้ในการคิด Actual Costing แบบอ้อมโดยจะขอสรุปวิธีการคิดแบบคร่าวๆตามโครงสร้างของ Actual Costing ที่ได้กล่าวไปแล้วข้างต้น

3. Operation Costing
Labor Costing การคิดนั้นเราจะนำเอา Rate ของพนักงานของแต่ละคน หรือถ้าไม่สามารถระบุได้ในขั้นตอนรายงานผลผลิต ก็ให้ใช้ Rate เฉลี่ยของแต่ละโรงงานที่เซตไว้ในข้อมูล Standard Costแทน คูณเข้ากับชั่วโมงการทำงานของพนักงานจริง

สูตร : Rate Employee (Per Hr.) x Working Hour

Machine Costing การคิดนั้นก็ให้ใช้ Rate ที่ได้เซตไว้ในข้อมูล Standard Cost คูณเข้ากับชั่วโมงการทำงานของเครื่องจักรจริง

สูตร : Rate Machine (Per Hr.) x Working Hour

Overhead Costing การคิดนั้น ก็แล้วแต่ว่าโปรแกรมนั้นสามารถเซต Cost Component
ได้ต่างหากหรือไม่ละยืดหยุ่นแค่ไหน แต่ถ้าไม่สามารถเซตได้ก็ให้ใช้ Cost Component ในส่วนของ Standard Costing แทน
Material Costing

การคิดต้นทุนวัตถุดิบนั้นก็ให้ใช้ข้อมูลจากโครงสร้าง BOM ที่ได้เซตไว้แล้วได้เลยโดยข้อมูลของ BOM นั้นจะบอกอยู่แล้วว่าในแต่ละ Operation นั้นต้องใช้วัตถุดิบอะไรบ้าง ปริมาณเท่าไรต่อหน่วยผลิต โดยให้เรานำค่าที่ได้จากโครสร้าง BOM นั้นมาคูณด้วยจำนวนชิ้นงานที่ผลิตได้จริง
และคูณด้วยกับราคา Standard Costing ที่ได้ทำการ Calculate ไว้เรียบร้อยแล้ว
สูตร : [(Net Quantity (per BOM Unit) x Accept Quantity) / BOM Unit ] x Std Price
*** และจากสูตรข้างต้นนั้นเราสามารถนำมาประยุกต์เป็นการควบคุมการใช้เม็ดพลาสติก หรือวัตถุดิบได้โดยรวมของคลังวัตถุดิบ กับหน่วยงานผลิต
ซึ่งถือว่าเป็นปัญหาใหญ่ของอุตสาหกรรมประเภทพลาสติกเลยทีเดียว ซึ่งรายละเอียดการนำไปใช้นั้นจะขอกล่าวไว้ในโอกาสข้างหน้า

Surcharge Costing
การคำนวณนั้นจะไม่ขอกล่าวไว้ในที่นี้เพราะแล้วแต่ โปรแกรม ERP ของแต่ละบริษัทว่าสามารถเซตได้แค่ไหนและลักษณะการ charge นั้นเป็นแบบไหน และบางรายนั้นในส่วนของ Actual Costing นั้นก็ไม่มี Surcharge Costing

จากขั้นตอนการคำนวณหรือการคิด Actual Costing ข้างต้นนั้นจะเห็นได้ว่าไม่จำเป็นต้องยึดติดกับการคิด Actual Costing ในรูปแบบ
ของระบบ ERP ทั่วไป เราสามารถใช้วิธีคิดหรือแนวทางอื่นได้อีกมากมาย และขั้นตอนข้างต้นนั้นก็เป็นเพียงแนวทางหนึ่งในการแก้ปัญหา ยังมีอีกหลายแนวทางหรือวิธีการในการแก้ปัญหา และจะขอนำเสนอในโอกาสต่อไป

หมายเหตุ : แน่นอนอยู่แล้วว่าวิธีต่างๆโปรแกรม ERP นั้นไม่สามารถทำได้ในตอนนี้แน่นอน ต้องทำการ Customize ขึ้นมาและก็เป็นหน้าที่ของบริษัท ERP ที่ต้องดำเนินการหรือจัดการให้เรา และก็อีกแน่นอนถ้าทางบริษัทเราเองไม่มีแนวคิดหรือแนวทางในการนำเสนอ บริษัท ERP ก็ไม่จำเป็นต้องคิดเพื่อให้งานในการ Implement นั้นมากขึ้นหรือยากขึ้น